Bedrijfsdetails

De pool directieassistenten bestaat uit vier assistenten.
Het team werkt samen met alle leden van het directiecomité en zijn missie is om een optimale aanpak van tijdsbeheer en de behoeften van de leden van het directiecomité te garanderen. Het anticipeert op de organisatie van de nodige ondersteuning voor de leden van het directiecomité en zorgt ervoor dat de operationele as dagelijks wordt beheerd en dat een helikoptervisie van de projecten verzekerd is voor de anticipatie op de behoeften.

Functie

Als verantwoordelijke van de pool van directieassistenten is uw belangrijkste opdracht om ervoor te zorgen dat het team een efficiënte en professionele administratieve ondersteuning kan bieden aan het directiecomité van het UMC Sint-Pieter U bent het aanspreekpunt voor de coördinatie en het beheer van administratieve activiteiten en u zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse handelingen.
U zorgt ervoor dat de organisatie van het werk beantwoordt aan de behoeften van de directeurs en hun personeel en dat de dagelijkse middelen overeenstemmen met de behoeften van de activiteit.

Uw verantwoordelijkheden zijn dus:

• Toezicht houden op en leiding geven aan een team van 4 directieassistenten gewijd aan de leden van het directiecomité;

o Het goede voorbeeld geven op het gebied van motivatie en samenwerking;
o De taken coördineren en toezicht houden op het werk;
o De opleidings- en ontwikkelingsbehoeften identificeren om professionele vooruitgang te stimuleren;
o De taken eerlijk en verstandig delegeren;
o Transparante en constructieve communicatie aanmoedigen om regelmatig feedback te krijgen over de bezorgdheden van het team;
o Omgaan met eventuele conflicten en empathie tonen;
o Weloverwogen beslissingen nemen om de doelstellingen van de dienst te bereiken;
o De jaarlijkse evaluaties en opvolgingsgesprekken uitvoeren en opvolgen;
o Beheren van de planning van werktijden en vakanties, naleven van de sociale wetgeving;

• Beheren van incidenten en uitvoeren van verbeteringsprocedures;
• Actief deelnemen aan de werking van de assistentenpool door rechtstreeks verslag uit te brengen aan de CEO;
• Op de hoogte blijven van de samenwerkingsvergaderingen tussen de verschillende ziekenhuizen om de pool van assistenten van de directie te kunnen opvolgen en de taken aan elk van hen te kunnen toewijzen;
• De correspondentie, dossiers, verslagen en documenten vertrouwelijk en professioneel behandelen;
• Het imago en de aantrekkelijkheid van ons ziekenhuis promoten binnen verschillende externe netwerken;

De belangrijkste resultaatgebieden zijn dus:

• Optimalisering van bestaande of te ontwikkelen processen;
• Teamgeest;
• Doeltreffende coördinatie en communicatie tussen de leden van de directie en de verschillende afdelingen van het ziekenhuis;
• Naleven van deadlines voor de voorbereiding en verspreiding van documenten die nodig zijn voor de vergaderingen van het directiecomité;
• Vertrouwelijkheids- en beveiligingsgarantie van gevoelige informatie;
• Tevredenheid van de leden van het directiecomité over de administratieve ondersteuning van het team.

Profiel

Toelatingsvoorwaarden
• In het bezit zijn van een bachelordiploma (administratie, hrm of verwant gebied) of kunnen aantonen van gelijkwaardige bewezen beroepservaring;
• In het bezit zijn van certificaat van een opleiding teammanagement;
• Eerdere ervaring in teambeheer is een meerwaarde;
• Als u ervaring heeft in een ziekenhuisomgeving en/of een opleiding in een ziekenhuis is dat een troef;
• U voldoet aan de wettelijke voorwaarden inzake tweetaligheid;
• U bent geslaagd voor het promotie-examen of voor het selectie-examen.

Uw profiel
U heeft de volgende leidinggevende en interpersoonlijke vaardigheden:

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, met het vermogen om te communiceren met verschillende hiërarchische niveaus;
• Bewezen vaardigheden om een team te leiden, motiveren en ontwikkelen door een collaboratieve werkomgeving te creëren;
• Interpersoonlijke relaties;
• Zin voor initiatief en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen als dat nodig blijkt;
• Flexibiliteit en het vermogen om u aan een voortdurend veranderende omgeving aan te passen;
• Een sterk gevoel voor ethiek en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie;
• Het vermogen om een professionele dienstverlening te verzorgen, zelfs in stressvolle situaties.

Taal

U heeft een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een tweetaligheidspremie van Selor van € 150 bruto te krijgen als u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen).

Aanbod

Gelijkgesteld met de functie van Verantwoordelijke van de pool directieassistenten

We bieden een aantrekkelijk en concurrerend salarispakket in overeenstemming met uw ervaring.

Extralegale voordelen:
• maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
• voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
• volledige terugbetaling van het jaarabonnement van de MIVB, een tussenkomst van 80% in de kosten voor het overige openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• een jaarlijkse aanmoedigingspremie en een eindejaarspremie;
• een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen);
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
• aanvullend pensioenplan voor de contractuele werknemers in onze ziekenhuizen;
• Een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
• Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Datum van indiensttreding: zo snel mogelijk
Kandidatuur indienen:

Als u wilt solliciteren naar de functie van verantwoordelijke van de pool van directieassistenten in het UMC Sint-Pieter, stuur dan uw cv en motivatiebrief via het online platform.

We kijken ernaar uit u te ontmoeten!

Philippe LEROY
Algemeen directeur
UMC Sint-Pieter