Functieomschrijving

063-2021 Secretaresse/Secretaris van het diensthoofd van de Consultatiedienst van Oftalmologie MVX COD (4/5 or 38 uur)

Bedrijfsdetails

Het UMC Sint-Pieter is voor zijn apotheek op zoek naar een : Administratief assistent(e) (m/v) CBD - 38 uur/week

Werken in CHU Saint-Pierre werkt in het hart van de stad, in het hart van het leven, met passie voor zorg!

Onze 2.800 medewerkers zijn onze sterkte en onze eerste ambassadeurs. Respect, innovatie, engagement, kwaliteit en solidariteit zijn de waarden die hen telkens drijven. Iedereen in onze 40 medische diensten streeft ernaar de patiënt centraal te stellen.

Wat ons typeert, is ons vermogen om ons aan te passen aan de sociale realiteit, onze verdraagzaamheid, ons vrij onderzoek en onze kracht om ons dagelijks in te zetten voor de Brusselse patiënten en patiënten van elke herkomst.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar buurtziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorgen terechtkan. Vanuit die missie gaan wij dagelijks de uitdagingen van de volksgezondheid aan. Door actief te investeren in onderzoek en onderwijs zijn wij trouw aan ons universitair karakter.
Door ons streven naar medische uitmuntendheid en onze multidisciplinaire aanpak in onze elf themaziekenhuizen, is ons ziekenhuis nationaal en internationaal een referentie.

Het UMC Sint-Pieter maakt deel uit van het Universitair Ziekenhuiscentrum Brussel (UZCB) dat de Brusselse openbare en universitaire ziekenhuizen groepeert. Wij werken nauw met diverse partners samen zoals huisartsen, specialisten, het OCMW en andere hulp- en zorginstellingen.

In het UMC Sint-Pieter werken, is deel uitmaken van een hechte, ondersteunende groep waarin iedereen zijn plaats heeft voor een optimale dienstverlening. De tevredenheid van onze patiënten en het welzijn op het werk zijn onze prioriteiten.

Functie

HIËRARCHISCHE POSITIE

Rechtstreekse overste: het diensthoofd.

Tweede evaluator: de coördinator van de consultatie.

OPDRACHT

Als medisch secretaresse/secretaris bent u verantwoordelijk voor het optimale beheer van het secretariaat van de consultatiedienst van oftalmologie en voor het administratieve aspect van de wetenschappelijke activiteiten van het diensthoofd en de middelen.

De secretaresse/secretaris is op de hoogte van de lopende zaken, kent de administratieve en organisatorische aspecten van de consultatie en van de wetenschappelijke activiteiten. Ten slotte is zij/hij ook verantwoordelijk voor de externe uitwisselingen over het werk van zijn/haar leidinggevende.

BELANGRIJKSTE ACTIVITEITEN/TAKEN/VERANTWOORDELIJKHEDEN

Secretariaat:

  1. Wat de patiënt betreft:

Instaan voor de communicatie met externe patiënten en artsen.

  • Brieven aan patiënten uittypen.
  • Aanvragen van kopieën van medische dossiers beheren.
  • Klachten archiveren en opvolgen.
  • E-mails van artsen en patiënten sorteren.
  1. - Wat de instelling betreft:

Instaan voor de communicatie met de rest van de instelling.

  • Vergaderingen organiseren.
  • Verslagen uittypen.
  • E-mails beheren.
  • Dossiers beheren/opvolgen, inclusief de agenda.
  1. Wat de wetenschappelijke/ academische/ universitaire aspecten betreft:

Instaan voor de communicatie met de ULB en andere academische bronnen.

  • Vergaderingen/meetings/examens organiseren.
  • Verslagen uittypen.
  • E-mails beheren.
  • Dossiers beheren/opvolgen.
  • Instaan voor het administratieve beheer van de interne studenten:
  • PG's: e-mail, intern en extern uurrooster, contract, verlof.
  • ULB: agenda en aanwezigheid, communicatie met verantwoordelijke, cursussen (uurrooster/ auditorium/ examens/ e-mails).
  • Beheer ULB:
  • Cursussen, examenvragen en conferenties online plaatsen
  • Resultaten invoeren
  • Examens organiseren
  • Briefwisseling met studenten opvolgen
  • Instaan voor de coördinatie met de andere hoogleraren van de eenheid
  • Instaan voor de communicatie met de verschillende diensten van de ULB
  • De uurroosters van de cursussen beheren en de auditoria reserveren
  • Wetenschappelijke evenementen beheren.

Organisatie:

  1. Wat planning betreft

Instaan voor de planning van de artsen (consultaties + operatiekamer)

  • In overleg met het diensthoofd de aanwezigheden en verloven van de artsen beheren in de verschillende computerprogramma's.
  • De wachtlijst van de artsen beheren.
  • Een wekelijkse samenvatting maken van de activiteitenkalender van de dienst.
  1. Wat de middelen betreft
  • Het diensthoofd helpen het onthaal van externe bezoekers of nieuwe personeelsleden te organiseren.
  • De kadertabellen en andere databanken up-to-date houden.
  1. Wat boekhouding en logistiek betreft
  • Zorgen voor het boekhoudkundige beheer van de dienst.
  • De inventarissen beheren.

Profiel

  • U kunt zelfstandig werken en u bent veelzijdig.
  • U geeft blijk van dynamisme en betrokkenheid.
  • U kunt uitstekend organiseren en plannen.
  • U hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
  • U werkt stipt, nauwgezet en nauwkeurig.
  • U hebt een goed voorkomen.
  • U blijft rustig in stressvolle situaties en u kunt anticiperen.
  • U werkt graag binnen een multidisciplinair team.
  • U kunt dringende zaken en prioriteiten inschatten.
  • U kunt omgaan met onvoorziene omstandigheden en oplossingen zoeken.

TOELATINGSVOORWAARDEN

  • U beschikt over een bachelordiploma directiesecretariaat
  • U beheerst verschillende talen - FR NL EN geschreven en gesproken (SELOR-attest van tweetaligheid niveau ...), goede spreek- en schrijfvaardigheid.
  • U beheerst de IT-tools (MS Office).
  • Kennis van dactylografie.
  • U hebt een basiskennis van boekhouding.
  • U hebt 3 jaar ervaring op dit vlak.

Taal

U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10).

Aanbod

Baremaschaal van de openbare sector (sociaal charter)

Extralegale voordelen:

  • maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
  • voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het IRIS-netwerk (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
  • een tegemoetkoming (100 % MIVB en 80 % NMBS) in de kosten voor openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
  • een jaarlijkse aanmoedigingspremie;
  • een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen);
  • 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
  • talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (IRIS);
  • een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
  • Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Voorwaarden om de kandidatuur in te dienen

Surf naar de website of het intranet en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

  • Online op:do 6 mei 2021
  • Locatie: UMC Sint-Pieter
E-mail
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]