Détails de la société

Le département

L’équipe du Pool des Assistantes de direction est composée de 4 assistantes.
Elle collabore avec l’ensemble des membres du Comité de Direction et sa mission est de garantir une prise en charge optimale de la gestion du temps et des besoins des membres du Comité de Direction, elle anticipe l’organisation du support nécessaire aux membres du Comité de Direction et s’assure que l’axe opérationnel soit géré au quotidien, une vision hélicoptère des projets est assurée pour l’anticipation des besoins.

Fonction

Fonction

En tant que Responsable du Pool des Assistantes de direction, votre mission principale sera de garantir que l’équipe puisse fournir un soutien administratif efficace et professionnel au Comité de Direction du CHU Saint-Pierre. Vous serez le point de contact pour la coordination et la gestion des activités administratives, assurant le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
Vous assurez la mise en place d’une organisation du travail en ligne avec les besoins des Directeurs et de leurs collaborateurs, en adéquation avec les ressources quotidiennes nécessaires aux besoins de l’activité.

Vos responsabilités seront donc :

• Superviser et encadrer une équipe de 4 Assistantes de direction dédiées aux membres du comité de direction.

o Être valeur d’exemple en termes de motivation et de collaboration ;
o Coordonner les tâches et superviser leur travail ;
o Identifier les besoins de formation et de développement afin de favoriser la progression professionnelle ;
o Déléguer les tâches de manière équitable et judicieuse ;
o Encourager une communication transparente et constructive afin de recueillir des retours réguliers propres aux préoccupations de l’équipe ;
o Gérer les éventuels conflits et faire preuve d’empathie ;
o Prendre des décisions éclairées en vue de l’atteinte des objectifs du service ;
o Réaliser et suivre les évaluations annuelles et les entretiens de suivi ;
o Gérer la planification des horaires et des congés, respect de la législation sociale.

• Gérer les incidents et mettre en place les procédures d’amélioration ;
• Participer activement au fonctionnement du pool des assistantes en rapportant directement au CEO
• Se tenir informé.e du suivi des réunions de collaborations entre les différentes institutions afin de pouvoir réaliser le suivi auprès du pool des assistantes de la Direction et allouer les tâches à chacune d’entre elles.
• Gérer les correspondances, dossiers, rapports et documents de manière confidentielle et professionnelle.
• Promouvoir l’image et l’attractivité de notre hôpital au sein de divers réseaux externes.

Les principaux domaines de résultats seront donc :

• L’optimalisation des processus existants ou à construire.
• La cohésion d’équipe
• L’efficacité de la coordination et la communication entre les membres de la direction et les différents départements de l’hôpital.
• Le respect des délais pour la préparation et la distribution des documents utiles aux réunions du Comité de Direction.
• La garantie de la confidentialité et de la sécurité des informations sensibles.
• La satisfaction des membres du Comité de Direction quant au soutien administratif fourni par l’équipe.

Profil

Conditions d’accès

• Être titulaire d’un bachelor (Administration, GRH, ou domaine connexe) ou faire preuve d’une expérience professionnelle probante équivalente ;
• Être titulaire d’une formation en Management d’équipe ;
• Disposer d’une expérience préalable en gestion d’équipe est une plus-value ;
• Avoir une formation et/ou expérience spécifique complémentaire dans le milieu hospitalier est un atout ;
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme ;
• Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection ;

Votre profil

Vous faites preuve des aptitudes managériales et relationnelles suivantes :

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec une capacité à interagir avec différents niveaux hiérarchiques ;
• Capacités démontrées à diriger, motiver et développer une équipe en favorisant un environnement de travail collaboratif ;
• Relations interpersonnelles ;
• Esprit d’initiative et capacité à prendre des décisions en autonomie lorsque cela s’avère nécessaires ;
• Flexibilité et capacité d’adaptation à un environnement en évolution constante ;
• Sens aigu de l’éthique et de la confidentialité dans le traitement d’informations sensibles.
• Capacité à maintenir un service professionnel même dans le cadre de situations stressantes.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

Assimilé à la fonction de Responsable du Pool des Assistantes de la Direction

Nous vous offrons un salaire proportionnel à vos responsabilités avec de réelles opportunités de carrière.

Le package salarial comprend de nombreux avantages extra-légaux tels que notamment :

• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité et une prime de fin d’année
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• Plan de pension complémentaire pour les travailleurs contractuels de nos hôpitaux
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Date d’entrée en service : ASAP
Modalité d’introduction des candidatures :

Si vous souhaitez postuler pour la fonction de Responsable du Pool des Assistantes de Direction du CHU Saint-Pierre, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation via la plateforme en ligne.

Nous avons hâte de faire votre connaissance !

Philippe LEROY
Directeur Général
CHU Saint-Pierre