Description de fonction

063-2021 Secrétaire du Chef de service de la consultation d'ophtalmologie HFX CDI Temps Partiel (0.80) ou Temps Plein

Détails de la société

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, met passie voor zorg!

Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action, au sein des 40 services médicaux.

Ce qui nous caractérise, c’est notre faculté d’adaptation aux réalités sociales, notre tolérance, notre libre-examen, et notre capacité à nous mobiliser au quotidien pour les patients bruxellois et de toutes origines.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public de proximité, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, nous relevons quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant notre caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Notre quête de l’excellence en médecine de pointe et notre approche multidisciplinaire, notamment au sein de nos onze cliniques à thème font de notre hôpital une référence tant sur le plan national qu’international.

Le CHU Saint-Pierre fait partie Centre Hospitalier Universitaire de Bruxelles(CHUB) qui regroupe les hôpitaux publics et universitaires bruxellois. Nous travaillons à ce titre en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, spécialistes, le CPAS et les autres institutions d’aides et de soins.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place ,afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

Fonction

POSITION HIERARCHIQUE

Supérieur direct : le Chef de service.

Deuxième évaluateur : le coordinateur de la consultation.

MISSION

En tant que secrétaire médical, vous êtes chargé(e) de la gestion optimale du secrétariat de la consultation d’ophtalmologie et de l’aspect administratif des activités scientifiques du chef de service et des ressources.

La secrétaire du chef de service est au courant des affaires courantes, connait les aspects administratifs et organisationnels de la consultation et des activités scientifiques. Enfin, elle est responsable des échanges avec l’extérieur lié au travail de son responsable.

ACTIVITES / TACHES / RESPONSABILITES PRINCIPALES

Secrétariat :

  1. Axe patient :

Responsable de la communication avec les patients et les médecins externes.

  • Dactylographie courrier patient.
  • Gestion des demandes de copie de dossier.
  • Archivage et suivi plaintes.
  • Triage courriel, venant de médecins et patients.
  1. Axe institution :

Responsable de la communication avec le reste de l’institution.

  • Organisation réunions.
  • Dactylographie PV.
  • Gestion courriel.
  • Gestion / suivi des dossiers, y compris l’agenda.
  1. Axe scientifique / académique / universitaire :

Responsable de la communication avec l’ULB et les autres ressources académiques.

  • Organiser des réunions / meeting / examens.
  • Dactylographie PV.
  • Gestion courriel.
  • Gestion suivi des dossiers.
  • Gestion étudiants internes :
    • PG : courriel, horaire interne et détaché, contrat, congé.
    • ULB : agenda et présence, communication avec responsable, cours (horaire / auditoire / examens / courriel).
  • Gestion ULB :
  • Mise en ligne des cours, questions d’examens et conférences
  • Encodage des notes
  • Organisation des examens
  • Suivi correspondance avec les étudiants
  • Coordination avec les autres professeurs de l’unité
  • Communication avec les différents services de l’ULB
  • Gestion des horaires des cours et réservation des auditoires
  • Gestion événements scientifiques.

Organisationnel :

  1. Axe planning

Responsable du planning des médecins (consultations + salle d’opération)

  • Gérer, en consultation avec le chef de service, les présences et les congés des médecins dans les différents programmes informatiques.
  • Gérer la liste de garde des médecins.
  • Synthèse hebdomadaire du calendrier des activités du service.
  1. Axe ressources
  • Aider le chef de service à organiser la réception de visiteurs extérieurs ou de nouveaux membres du personnel.
  • Maintenir les tableaux du cadre et d’autres bases de données à jour.
  1. Axe comptabilité et logistique
  • Assurer la gestion comptable du service.
  • Gestion des fournitures.

Profil

  • Vous êtes capable de travailler de façon autonome et vous êtes polyvalente.
  • Vous faites preuve de dynamisme et d’investissement.
  • Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de planification.
  • Vous avez un sens de responsabilité.
  • Vous êtes ponctuel, rigoureux et précise.
  • Vous avez une bonne présentation.
  • En situation de stress vous restez calme et vous arrivez à anticiper.
  • Vous appréciez de travailler au sein d’une équipe multidisciplinaire.
  • Vous êtes capable de déceler les urgences et les priorités.
  • Vous êtes capable d’accepter les imprévus et de rechercher des solutions.

CONDITIONS D’ACCES

  • Vous avez un diplôme de bachelier de secrétaire de direction.
  • Vous maîtrisez des différentes langues –FR NL EN écrites et parlées (certificat de bilinguisme SELOR niveau …), Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite.
  • Vous maîtrisez les outils informatiques (MS Office).
  • Connaissance de la dactylographie.
  • Vous maîtrisez les bases de la comptabilité.
  • Vous avez 3 ans d’expérience dans le domaine.

Langue

Vous êtes bon bilingue Français / Anglais. Vous avez également de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

Echelle barémique du secteur public (charte sociale)

Des avantages extra légaux :

  • des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • une intervention (100 % STIB et 80 % SNCB) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • une prime annuelle d’attractivité
  • une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
  • De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
  • Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
  • Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

  • Publiée le:jeu. 6 mai 2021
  • Lieu: CHU Saint-Pierre
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